Когда говорят о важности резюме, аргументируя тем, что именно резюме – это первая встреча работодателя и соискателя, часто упускают из вида одну важную деталь. Перед тем, как менеджер по подбору персонала прочитает ваше резюме, он прочитает ваше сопроводительное письмо. Или не прочитает.… В виду отсутствия такового.

Сопроводительное письмо или на английском языке «cover letter» – это текст, который вы пишете в теле письма. А вот само резюме или CV нужно прикрепить к письму. Например, когда менеджер по продажам хочет выслать коммерческое предложение потенциальным клиентам, он сначала пишет сопроводительное письмо. В нем менеджер рассказывает о преимуществах данного товара и удобствах сотрудничества с этой компанией (система скидок, бесплатная доставка). А вот само коммерческое предложения и прайс-лист он прикрепляет к письму вложенными файлами. При этом автор письма обязательно обращает внимание на наличие этих файлов. Такая форма обязательна для всей деловой переписки.

Написав сопроводительное письмо, вы говорите с работодателем на одном языке. Но это только первое преимущество. Второе состоит в том, что правильно сформулированная тема письма и обращение к конкретному человеку помогает обратить внимание на ваше письмо и резюме. Ведь менеджеры по подбору персонала за день получают сотни писем, а среди них больше половины – спам: реклама, веселые картинки, предложения по сотрудничеству и открытки. Таким образом, у вас появляется гарантия, что ваше письмо не удалят вместе с «мусором». И третье, самое главное преимущество сопроводительного письма, – возможность выделиться. За день HR-менеджер читает более сотни резюме. Фон у всех одинаково белый, буквы одинаково черные, форма одна и та же. Другими словами, что бы вы не написали, все резюме выглядят для рекрутера стандартно и почти одинаково. Конечно же, если вы не гений компьютерных наук или не допустили уж слишком много смешных ошибок в своем резюме. А вот о том, что надо писать сопроводительные письма, знают не все. Поэтому ваше письмо с вложенным резюме, во-первых, выделиться, а во-вторых, произведет на работодателя приятное впечатление. И у вас появляется шанс получить приглашение на собеседование.

Десять шагов составления успешного сопроводительного письма

Шаг № 1

Адресуйте сопроводительное письмо конкретному сотруднику компании, а не абстрактному «менеджеру по побору персонала». Имя сотрудника часто указано в самом объявлении об открытой вакансии или на корпоративном сайте компании. Если же не удается найти имя менеджера в этих источниках, то можно позвонить в компанию на общий телефон и спросить, кто занимается подбором персонала. Указав имя менеджера, вы покажете, что не рассылаете свое резюме всем, а интересуетесь именно этой вакансией и хотите работать именно в этой компании. К тому же, письмо с обращением к конкретному человеку не отправят в папку для спама. Это особенно важно, если отсылаете письмо и резюме не на личную почту менеджера, а на электронный ящик всего отдела по побору персонала.

А вот обращение «Тому, кого это касается» заведомо проигрышно.

Шаг № 2

И еще раз о краткости. Письмо не должно превышать одной страницы, включая контакты. Будьте лаконичны. Укажите, как получили информацию о компании и открытой вакансии (объявление в Интернете, День карьеры и т.п.) и почему интересуетесь этой вакансией и новой работой. Язык письма – должен быть естественным. Не пытайтесь придумать сложные, «заумные фразы». Все, что вы пишете, должно быть предельно понятным и однозначным.

Шаг № 3

Один из выигрышных способов привлечь внимание работодателя – показать осведомленность о деятельности компании. Получить информацию можно с помощью Интернета и прессы. Например, вы можете написать: «Как мне известно, Ваша компания открывает новое направление деятельности…». Это поможет показать связь между вами и компанией.

Но не пытайтесь убедить, что вы знаете о компании больше, чем это есть на самом деле. Все факты, которые вы указываете о работодателе, должны быть проверены. Неправильные даты, цифры, неточная информация спровоцирует негативную оценку вашего письма, а вследствие этого вы потеряете шанс попасть на собеседование и стать сотрудником этой компании.

Шаг № 4

Сделайте акцент на пользе, которую вы можете принести компании: «Поскольку я специализируюсь в области логистики, и организовал работу сети магазинов, меня очень интересует новое направление деятельности вашей компании, и я могу быть полезен тем-то и тем-то».

Шаг № 5

Укажите, что вы обладаете всеми необходимыми навыками и знаниями для выбранной вакансии. Подтвердите это вашими достижениями на работе или в учебе и общественной деятельности (последнее важно для студентов и выпускников, у которых пока что нет значительного опыта работы). Но не вдавайтесь в подробности. Для этого существует резюме. Пересказ информации, которая содержится в резюме, – одна из самых распространенных ошибок.

Шаг № 6

В конце письма укажите, что через несколько дней перезвоните, чтобы узнать о результатах рассмотрения вашего резюме. Обязательно позвоните сами – не ждите, когда HR-менеджеры транснациональной компании начнут искать вас по всем указанным вами телефонам. Позвонив, вы убедитесь, что ваше письмо и резюме не затерялись в сетях Интернета, не были зачислены к спаму и не были случайно удалены. К тому же вы еще раз сможете заявить о своей заинтересованности в данной компании и вакансии.

Шаг № 7

В конце письма укажите, что во вложенном файле находится ваше резюме.

Шаг №8

Ваше письмо – это не сплошной поток мысли. Оно должно содержать формальные разделы, соответствующие правилам деловой переписки: приветствие, обращение к адресату и подпись с контактными координатами. В конце письма следует написать «С уважением, …». Вместо точек – ваше имя и фамилия. Если хотите вставить электронную подпись, то ее нужно разместить между строчкой «С уважением,» и вашим именем.

Шаг № 9

Представьте, что вы редактор самого популярного в Украине журнала, и со всей строгостью отредактируйте письмо, будто это статья студента-практиканта. Орфографические и стилистические ошибки не делают вам чести. Даже банальная «опечатка» может представить вас как человека невнимательного, безответственного и непрофессионального.

Шаг № 10

Никакого юмора. Сопроводительное письмо – это не фейлетон, а деловая переписка. Даже во время собеседования шутки соискателя не всегда оцениваются работодателями. А в письменном виде, без интонации и жестов, юмор часто вообще не понятен. В данном случае ваш конек – вежливость и уважение.

Также не используйте приветствия типа «Хорошего времени суток», «Приветствие акулам бизнеса», «Я – находка для тех, кто хочет видеть среди своих сотрудников только лидеров и профессионалов». Лидеры нужны не на все должности, а в 22 года вы еще не профессионал. Уверенность в себе – это хорошо, а вот самоуверенность воспринимается менеджерами по подбору персонала негативно.

Примеры сопроводительного письма на русском и английском языке Вы сможете найти в книге "Заставь свой талант работать!"

Другие статьи данной тематики:

Резюме: работа над ошибками (из личного опыта)

ТРЕБУЕТСЯ РАБОТОДАТЕЛЬ С ХОРОШИМ ЧУВСТВОМ ЮМОРА

Выигрышное резюме

Резюме Леонардо да Винчи (1482 г.)

МАЛЕНЬКАЯ ХИТРОСТЬ ИЛИ БОЛЬШАЯ ЛОЖЬ?

Как написать сопроводительное письмо?

Ключевые слова: почему они так необходимы в резюме?

Виртуальный портрет для работодателя

Письмо особой важности

Лист першочергової важливості