Секретарь, ассистент, офис-менеджер | Работа и карьера студентам, выпускникам, молодежи: CareerGuide

Должность: Ассистент руководителя. Звено в иерархии: Специалисты. Специализация: Администрирование.

Требования к позиции ассистента руководителя варьируются в зависимости от отраслевой специфики и особенности компании. От сотрудника требуются хорошие административные, технические, организационные умения и навыки. Ассистент оказывает поддержку руководителю по всем направлениям его деятельности и может располагать информацией конфиденциального характера. Если личный ассистент работает в крупной украинской или международной компании, он должен свободно владеть английским языком.
Должностные обязанности:

Ведение деловой корреспонденции.
Ведение документации и составление баз данных с использованием офисных программ.
Ведение дневника руководителя.
Организация деловых встреч.
Выполние всех функций секретаря на телефоне.

Должность: Офис-менеджер. Звено в иерархии: Среднее звено. Специализация: Администрирование.

Должностные обязанности:

Планирование и координирование деятельности офисных служб - прием посетителей.
Обеспечение выполнения корпоративных правил и норм.
Планирование и ввод в действие методов, обеспечивающих эффективный процесс работы.
Анализ и оценка работы систем административной поддержки, методики работы и т.д.
Проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования и контроль за их получением и доставкой.
Проведение специальных исследований для определения сравнительной стоимости использования различного офисного оборудования.
Выдача необходимых заявок на покупку, а также заключение договоров на обслуживание офисного оборудования.
Управление обслуживанием и перепланировкой офиса, а также организацией рабочих мест в офисе.
Контроль ведения инвентаризационных книг на офисную мебель и офисное оборудование.
Организация проезда и бронирование номеров в отелях и гостиницах.
Выполнение обычных управленческих обязанностей, включающих планирование, оценку, организацию, интегрирование и контроль.
Также возможно исполнение других контрольных функций, включающих подбор персонала, оценку работы сотрудников, подготовку и обучение подчиненных, поощрение и продвижение по должности сотрудников, увеличение жалования, прекращение контрактов, меры дисциплинарного воздействия и др.